Persyaratan Administrasi :
- Fotokopi surat kematian dari dokter atau kepala desa/lurah atau yang disebut dengan nama lain, atau surat keterangan kepolisian bagi kematian seseorang yang tidak jelas identitasnya, atau salinan penetapan pengadilan bagi seseorang yang tidak jelas keberadaannya karena hilang atau mati tetapi tidak ditemukan jenazahnya, atau surat pernyataan kematian dari maskapai penerbangan bagi seseorang yang tidak jelas keberadaannya karena hilang atau mati tetapi tidak ditemukan jenazahnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan, atau surat keteterangan kematian dari Perwakilan RI bagi penduduk yang kematiannya di luar wilayah NKRI
- Fotokopi Dokumen Perjalanan Republik Indonesia bagi WNI bukan Penduduk atau Fotokopi Dokumen Perjalanan bagi Orang Asing (OA)
- Fotokopi Kartu Keluarga (KK)/ Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang meninggal dunia
Sistem, Mekanisme, dan Prosedur :
- WNI mengisi formulir F-2.01
- Orang Asing (OA) mengisi formulir F-2.01
- Persyaratan surat kematian yang diserahkan berupa fotokopi bukan asli (asli hanya diperlihatkan pada saat pengajuan)
- Dinas tidak menarik surat kematian asli
- WNI melampirkan fotokopi Kartu Keluarga (KK) untuk verifikasi data yang tercantum dalam formulir F-2.01
- WNI dan Orang Asing (OA) tidak perlu melampirkan fotokopi KTP-el saksi, karena identitasnya sudah tercantum dalam formulirF-2.01
- Orang Asing (OA) menyerahkan fotokopi Dokumen Perjalanan atau fotokopi Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS)/Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT) atau fotokopi Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP)/Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el)
- WNI bukan penduduk menyerahkan fotokopi dokumen perjalanan RI yang meninggal dunia.
- Pencatatan Kematian dilaporkan tidak hanya oleh anak atau ahli waris tetapi dapat juga dilaporkan oleh keluarga lainnya, termasuk ketua RT
- Dalam hal subjek akta tidak tercantum dalam KK dan database kependudukan, kutipan akta kematian diterbitkan tanpa NIK
- Dinas menerbitkan kutipan Akta Kematian